A gestão de frotas não é uma atividade simples. No entanto, solucionar erros e propor melhorias é essencial para garantir um bom desempenho e eficiência às empresas e, nesse sentido, o ciclo PDCA pode ser um importante aliado.
Afinal, para alcançar metas e gerar resultados exitosos, gestores de frotas precisam analisar, diagnosticar, controlar e melhorar processos continuamente. A metodologia atende a essas necessidades.
Além disso, o ciclo PDCA ajuda a empresa a encontrar e solucionar erros e a aproveitar oportunidades de melhorias que podem promover a redução de custos e ganhos de vantagem competitiva.
Se você ainda não conhece esse conceito, leia este artigo até o fim e descubra mais sobre o que é o ciclo PDCA, suas etapas e como você pode aplicar o método no gerenciamento da sua frota.
O que é o Ciclo PDCA
O ciclo PDCA surgiu em um contexto de gestão de qualidade em indústrias, mas suas práticas são capazes de melhorar as condutas administrativas em diversos outros setores e ramos de atividades.
A metodologia ajuda o gestor a entender a origem de um problema e a solucioná-lo. Assim, pode-se resolver a causa, não apenas o efeito. Além disso, promove benefícios ao facilitar a proposição de melhorias nos processos gerenciais da empresa, ainda que não haja erros.
As quatro letras da sigla PDCA representam as palavras “plan”, “do”, “check” e “act” do idioma inglês. Em português, podem ser traduzidas como planejar, fazer, verificar e agir.
A técnica também é conhecida como ciclo de Deming e ciclo de Shewhart, em homenagem aos estatísticos responsáveis por sua criação e promoção no passado ou, ainda, por nomes semelhantes, como círculo e roda, devido à representação do conceito.
A nomenclatura ciclo PDCA, no entanto, parece ser mais apropriada à metodologia porque suas práticas são contínuas, como esclarecemos mais adiante neste artigo.
As etapas do método PDCA
Para utilizar a metodologia nos seus processos gerenciais, você precisa entender bem cada fase do ciclo PDCA, que costuma ser representado graficamente em um círculo com 4 cores e setas, que dão a ideia de movimento ou reciclagem.
Plan (planejar)
Nessa etapa essencial, o gestor define o projeto. Você deve analisar o cenário em busca de problemas ou oportunidades e criar um plano de ação com metas e objetivos que indicarão se as mudanças foram favoráveis.
Do (fazer)
Após definir o foco do ciclo PDCA, coloque o plano de ação em prática, ainda que em caráter experimental, de acordo com o planejamento. Envolva a sua equipe e, se encontrar erros importantes, solucione-os.
Check (verificar)
Nessa etapa do ciclo PDCA, o foco está na mensuração de resultados, embora algumas análises já tenham sido feitas anteriormente. O objetivo é entender quais foram os pontos fortes e fracos, identificar problemas e oportunidades de melhorias.
Act (agir)
Se as mudanças promoveram resultados positivos, você pode expandir as ações para as demais áreas da empresa e padronizar atividades. Se os resultados foram insatisfatórios, é importante analisar o que pode ser melhorado ou mudado e iniciar um novo ciclo PDCA.
Essas são as quatro fases do ciclo PDCA. No entanto, como mencionado anteriormente, gestores podem utilizar o conceito continuamente para melhorar processos, solucionar problemas e aumentar a eficiência da sua empresa.
Como aplicar o ciclo PDCA na gestão de frotas
Se você gerencia uma frota de veículos e tem problemas gerenciais ou acredita que pode melhorar alguns processos, sugerimos considerar utilizar a metodologia com a sua equipe.
Suponhamos que você identificou que a sua frota está com custos de manutenção consideráveis e você deseja descobrir a causa e solucionar o problema e, para isso, optou pela utilização do ciclo PDCA.
Na fase do planejamento de um ciclo PDCA, você deve pensar em maneiras de solucionar esse problema. Para isso, pode utilizar diversos recursos e é importante que envolva as pessoas cujas atividades estão relacionadas ao projeto.
Uma ideia, portanto, é fazer reuniões e até criar um Diagrama de Ishikawa, ou Diagrama Espinha de Peixe, com o objetivo de organizar o raciocínio durante a discussão sobre os processos relacionados ao problema que deseja solucionar.
No entanto, se você utiliza um sistema gerencial, é importante considerar dados e relatórios gerados pela plataforma. Aliás, esse também é um importante ativo na fase posterior do ciclo PDCA.
A plataforma de gestão de frotas da Asmontech, por exemplo, reúne diversos dados relevantes, inclusive relatórios detalhados sobre dirigibilidade dos veículos.
Após reunir dados e informações, pense sobre como o problema pode ser solucionado e defina uma ou mais metas para ajudar a empresa a reduzir os gastos com manutenção.
Se supõe que os gastos estão relacionados à dirigibilidade dos veículos, você poderia investir no treinamento de alguns motoristas e utilizar os dados de um sistema de telemetria para mensurar os resultados da estratégia.
Após essa fase de planejamento, a empresa deve colocar as ações em prática. É importante acompanhar as mudanças desde o princípio porque, na hipótese de erros significativos, você evita prejuízos. Essa pode ser considerada uma fase de caráter experimental.
É na fase seguinte, de verificação, no entanto, que a análise dos resultados se intensifica. Você deve verificar se as metas e o objetivo foram alcançados e, se não, o porquê.
No caso do nosso exemplo, você pode notar, ao comparar os dados, que os maiores gastos com manutenção estão relacionados aos veículos cujos motoristas não receberam o novo treinamento e possuem um índice de dirigibilidade ideal.
Esses dados e informações o ajudarão na fase de decisão. Se o sistema de telemetria indica que o treinamento ajudou a reduzir os gastos com manutenção, você pode expandir esse treinamento aos demais condutores.
Se os resultados forem insatisfatórios ou inexistentes, no entanto, é importante criar um novo projeto, sob outra perspectiva, com o objetivo de encontrar a solução ideal e melhorar a sua gestão.
O ciclo PDCA, portanto, pode ser um excelente aliado na gestão de frotas. Suas quatro fases podem ajudar a encontrar problemas e oportunidades de melhorias que, talvez, você nem sabia que existiam. Assim, a sua empresa pode melhorar continuamente, ganhar eficiência e alcançar seus objetivos.
Leia o artigo ‘Controle de Frotas de Veículos: como realizar com precisão e eficiência‘ e saiba como a tecnologia pode auxiliar nesse processo de melhorias gerenciais.
