Gerenciar a frota de caminhões de uma empresa exige responsabilidade e atenção aos diversos desafios que se deve enfrentar no acompanhamento das operações e ao mensurar resultados e implementar melhorias.
Além de lidar com problemas como necessidade de manutenção em veículos da frota e multas — e os custos imprevistos associados —, em tempos de instabilidade política e econômica, reajustes frequentes no preço do combustível também são motivo de preocupação.
O gasto com combustível, aliás, é um dos principais custos na logística de distribuição e merece uma atenção especial. Afinal, mesmo pequenas mudanças podem representar uma economia importante, especialmente se a frota de caminhões for numerosa.
É preciso cuidar, no entanto, para que essas medidas não prejudiquem as atividades da empresa. O cenário ideal é reduzir custos, aumentar a produtividade e, consequentemente, obter maior margem de lucro.
Para isso, é preciso otimizar atividades e, assim, aumentar a eficiência da logística. Nesse sentido, este artigo compartilha 4 dicas para ajudar você a gerenciar melhor a frota de caminhões na sua empresa.
E, como bônus, indicamos um material para download que pode ajudar ainda mais a entender como é uma gestão eficiente.
1. Treine a equipe
Antes de implementar qualquer mudança na estratégia de distribuição, é preciso considerar as pessoas. Ainda que todos os colaboradores estejam licenciados e conheçam os processos da empresa, algumas ações podem contribuir muito para o sucesso.
Um primeiro passo, naturalmente, é definir uma política de frota, ou termo de responsabilidade, que esclareça as regras das operações, como horários de trabalho, limite de velocidade e obrigatoriedade de retorno do veículo para a empresa.
No entanto, nem sempre é suficiente esclarecer os colaboradores a respeito dessas regras. É importante considerar que a maneira como os caminhões são dirigidos — o que inclui o uso do ar-condicionado, a velocidade e a direção defensiva —, influencia o consumo de combustível, taxa de sinistralidade e multas, ou seja, em custos, muitas vezes, evitáveis.
Portanto, também por esse motivo, é interessante promover o engajamento e reconhecer as contribuições do time para a melhoria da empresa.
Você pode fazer isso ao definir metas, como redução no consumo de combustível e menores taxas de sinistralidade e, com base em resultados, premiar os melhores colaboradores.
Por outro lado, é importante ter também advertências. Assim, você desencoraja atos indesejados.
2. Realize a roteirização da frota
Definir melhores rotas de entrega também é essencial para aumentar a eficiência logística, reduzir gastos com combustível e manutenção e economizar tempo nas entregas. Por isso, é importante controlar a quilometragem da frota, listar custos e ser capaz de prever gastos futuros e necessidades de investimento.
A roteirização logística inclui a mensuração do consumo de combustível em cada rota e a comparação entre alternativas. Considere, ainda, os postos de abastecimento nesses itinerários, pois os melhores fornecedores podem estar em lugares específicos.
Aliás, para definir os melhores fornecedores, você deverá mensurar o desempenho dos veículos após abastecer em diferentes postos em cada rota. Você precisará anotar e comparar os dados entre as opções para tomar decisões interessantes.
Além do consumo de combustível em cada rota — que pode ser influenciado por condições do asfalto e do trânsito, pela quantidade de sinais e pelos horários de saída —, é importante considerar também a segurança, a rapidez e o suporte presente nas rodovias.
O gestor da frota pode utilizar aplicativos e mapas, como o Google Maps, considerar a experiência de cada condutor e os dados gerados pela empresa em entregas anteriores.
3. Faça manutenção preventiva
Serviços de reparo em veículos não costumam ser baratos, motivo pelo qual a manutenção preventiva deve ser preferida. Além de ser mais econômica, previne que a empresa tenha que parar alguns caminhões e, assim, cancelar entregas.
Lembre-se de que pneus em más condições, veículos pesados, dirigibilidade ruim e um cronograma de abastecimento indesejado podem influenciar negativamente o consumo de combustível.
Nesse sentido, considere montar um plano de manutenção que corresponda aos caminhões e às recomendações dos manuais desses veículos.
Liste todos os veículos que compõem a sua frota de caminhões, os quilômetros rodados e, com base na recomendação de troca de produtos após determinada distância percorrida, indique datas para as revisões.
4. Contrate um software de gestão de frotas
A tecnologia desempenha papel essencial nas empresas mais inovadoras e na gestão de frotas não é diferente. Utilizar softwares e outras soluções pode ajudar a melhorar a eficiência da sua administração consideravelmente.
Naturalmente, você pode gerenciar a frota de caminhões alimentando dados em uma planilha do Excel diariamente ou mesmo semanalmente. Mas o ato de cadastrar dados de abastecimentos, como preço do combustível, quilometragem e nome do motorista, além de ser pouco eficiente, limita as possibilidades de analisar dados.
Você pode fazer essas e outras atividades com auxílio de um sistema. Um software de rastreamento indica, por exemplo, consumo de combustível, velocidade e rotas percorridas.
Os sistemas de telemetria, no entanto, são mais completos e, além do rastreamento, indicam o desempenho da frota, as condições dos veículos e até a dirigibilidade de cada motorista, em tempo real.
Os dados geram indicadores que facilitam muito o cotidiano do gestor de frotas. Ao notar que o veículo está consumindo mais combustível do que seria esperado, por exemplo, o administrador pode agir na causa do problema.
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Ao seguir essas dicas, o profissional deve conseguir gerenciar sua frota de caminhões com mais facilidade e estará preparado para lidar com os desafios. Se o preço do combustível aumentar, por exemplo, com pouca análise, será possível provisionar recursos para abastecer os veículos. A escolha de melhores rotas, a programação de manutenção preventiva, o treinamento e valorização dos colaboradores e a utilização de um sistema ajudam a aumentar a eficiência da empresa, o que deve representar redução de despesas e aumento da margem de lucro.
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