A competitividade é um desafio para empresas de diversos nichos e uma das maneiras de conquistar a preferência do mercado é oferecer produtos e serviços mais acessíveis.
Empresas de transporte também atuam em um ambiente bastante competitivo e melhorar prazos e a qualidade dos serviços é interessante, mas a redução de custos da frota é uma maneira eficaz de ganhar vantagem competitiva.
Se você gerencia uma frota de veículos, certamente entende a importância de ter operações eficazes e enxutas e como a boa gestão é importante para o sucesso da empresa.
Gestores de frota devem, também, estar preparados para momentos de incerteza. Para isso, precisam fazer previsões, devem conhecer os custos fixos e variáveis da empresa e sugerir melhorias que ajudem a economizar.
Neste artigo, comentamos sobre gastos de frotas de veículos e apresentamos dicas para ajudar gestores a economizarem. Acompanhe a leitura se você quiser saber mais sobre como reduzir o custo de frotas.
Custos que envolvem uma frota de veículos
Além dos custos fixos, como aluguel e folha de pagamentos, que não devem variar muito entre meses, você deve considerar os custos variáveis para entender e planejar melhor as finanças da frota.
A folha de pagamentos, aliás, dependendo do tamanho da sua empresa, pode representar uma boa porcentagem dos custos, não apenas pela contratação e os tributos associados, mas devido ao treinamento e à possibilidade de horas extras e de processos trabalhistas.
Orientar profissionais sobre como utilizar sistemas e como conduzir os veículos é importante porque ajuda a promover segurança e, inclusive, a evitar outros gastos.
Afinal, a dirigibilidade do motorista está relacionada ao consumo de combustível e despesas com manutenção que também estão entre os principais custos na gestão de frotas.
Naturalmente, a empresa precisa investir em veículos, peças e soluções tecnológicas e, assim, esses também são custos da frota.
Para atuar com segurança e em conformidade com a lei, há também gastos com seguros, inclusive com o DPVAT (Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Vias Terrestres), e tributos, como o IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículo Automotor) e o licenciamento dos veículos.
Ainda nesse sentido, a frota tem custos com documentos, como a aquisição de Certificados Digitais e de sistemas para a emissão de documentos como Notas Fiscais Eletrônicas, Conhecimentos de Transporte Eletrônicos e Documentos Auxiliares da Nota Fiscal Eletrônica.
Esses custos podem variar de acordo com a quantidade de documentos que a empresa precisa emitir e, no caso de desatualização ou ausência de documentos, podem haver gastos com multas.
Como reduzir o custo operacional da sua frota
Um dos principais gastos relacionados à gestão de frotas, como mencionamos, é com manutenção, portanto, ter um calendário de manutenções preventivas, que inclui ações como verificação de filtros, óleo, pneus e baterias, ajuda a reduzir custos da frota.
Além de evitar multas, ao estabelecer um cronograma, você aumenta a vida útil dos veículos e de suas peças, evita imprevistos e gastos emergenciais e pode aumentar a produtividade, o que reflete na lucratividade da empresa.
É importante considerar que a manutenção corretiva é mais cara e pode exigir que o veículo fique inativo por algum tempo, o que prejudica as finanças e o resultado da empresa.
Além disso, os custos podem estar associados não apenas a falhas, mas ao desempenho inferior ao normal, o que pode, por exemplo, aumentar o consumo de combustível.
Avaliar a dirigibilidade dos motoristas também é importante e pode ajudar a reduzir o consumo de combustível e despesas com manutenção. A conduta adequada, além de evitar acidentes e despesas associadas, ainda contribui para reduzir o consumo de combustível e com manutenção relacionada ao desgaste de componentes.
O gestor de frota pode elaborar programas de premiação para os melhores motoristas e promover novos treinamentos para os demais.
A empresa, se possível, também deve evitar demandas que exijam o pagamento de horas extras e sempre respeitar a Lei 13.103, que dispõe sobre a profissão do motorista, e demais exigências da legislação brasileira, a fim de evitar processos trabalhistas.
O custo com o abastecimento dos veículos também é, evidentemente, um dos principais gastos em frotas de veículo e há maneiras de reduzir o consumo e, assim, economizar.
Você pode comparar preços entre fornecedores, sem desconsiderar a qualidade do produto, e programas de fidelização com descontos e, assim, criar uma melhor programação de abastecimento.
Se o preço do combustível aumentar, pode ser interessante abastecer os veículos em postos onde o valor ainda não foi atualizado. Se você quiser saber mais sobre essas estratégias, leia o artigo ‘Preço do combustível: como lidar com os reajustes constantes’.
A roteirização, no entanto, deve considerar mais do que apenas o preço e o combustível utilizado.
É importante considerar outros dados, como consumo, congestionamentos, pedágios, condições das estradas, locais de descanso e veículos utilizados em cada rota e, assim, elaborar melhores estratégias.
Utilizar um software de gestão de frotas ajudará a coletar, analisar, testar novas possibilidades e, assim, reduzir os custos da frota, além de promover mais eficiência.
Esses sistemas podem gerar dados diversos e, assim, ajudar a otimizar recursos. Se incluir soluções como o videomonitoramento, sensores de fadiga, rastreamento e telemetria, podem gerar diversos dados e informações e ajudar em diversas decisões gerenciais, como a definição de rotas mais seguras e econômicas.
A análise de dados pode ajudar a prever cenários e reduzir custos da frota até mesmo em períodos de bonança.
Se o histórico de vendas no sistema gerencial indicar que em determinado período você precisa aumentar a frota ou contratar colaboradores temporários, você pode fazer isso com antecedência e, assim, economizar.
Em suma, antes de desenvolver ações de redução do custo de frota, você precisa conhecer os gastos fixos e variáveis da sua empresa. Embora os principais custos sejam inevitáveis, o planejamento e a utilização de dados podem ajudar a gerar melhores decisões gerenciais, que reduzam gastos e, assim, auxiliar a empresa a ganhar potencial de competição no mercado.
Você gostaria de aprender mais sobre gestão de frotas? Então baixe o nosso guia completo sobre o assunto.
